études de cas

Mazzullo, Inc. a fourni une solution de gestion de temps et de facturation à PCG

Potomac Communications Group (PCG) est une firme de relations publiques spécialisée en questions environnementales et énergétiques. Avec un large éventail de clients, y compris des organismes gouvernementaux, d’importantes sociétés et des associations commerciales, PCG aide ses clients, depuis 1981, à surmonter des défis complexes de communication. L’expertise de PCG lui permet d’atteindre des publics influents et de livrer des messages qui ont de l’impact. Étant une nouvelle organisation innovatrice, PCG a des besoins très spécifiques quant à la facturation des clients.

Une solution de temps et de facturation nécessaire pour livrer le bon message

Depuis de nombreuses années, PCG est satisfait de Sage Accpac ERP, en s'appuyant sur les fonctionnalités des modules dans le logiciel pour faire croître leurs affaires et rationaliser leurs opérations comptables. Ensuite, les programmes DOS ont évolué à une plate-forme Windows. Malheureusement, la version Windows a été un échec. PCG et Mazullo, Inc n’ont pas eu d'autres choix que d'embaucher un développeur extérieur pour tenter de remettre sur pied la fonctionnalité de temps et facturation de leur système de comptabilité.

Le développeur a été en mesure d’éditer une solution personnalisée meilleure que ce qui existait auparavant. Par contre, en raison de l’étendue de cette personnalisation, PCG avait les mains liées quant à la question du soutien technique. «Nous avons aimé la ligne de produits et les informations qu’ils permettaient de rechercher, mais ce n’était soutenu que par une seule personne. Si ce consultant avait été contraint à nous servir, nous aurions été en grande difficulté», explique Nora Howe, vice-présidente des opérations chez PCG. Pour compliquer encore plus les choses, le logiciel personnalisé n’offrait pas une solution efficace et ne s’adaptait pas au développement de la compagnie. «Comme notre entreprise avait grandi, le logiciel devait être entièrement remis à jour ce qui nous aurait coûté beaucoup de temps et d’argent», mentionne Mme Howe.

Mazullo, Inc. a offert une solution innovatrice

PCG a employé l’équipe de Mazullo, Inc. afin de mettre à profit leurs compétences techniques et d’identifier les options de logiciels qui pourraient fournir une solution avant-gardiste tout en restant en lien avec Sage Accpac ERP. «Nous étions limités dans la recherche d’un module de temps et de facturation efficace tout au long de nos implantations avec Accpac puisque ce type de logiciel n’existait pas encore jusqu’à ce jour», déclare Debbie Mazullo, de Mazullo Inc. PCG reconnu que les gestionnaires avaient besoin de développer leur système, mais voulait le faire tout en maintenant leur utilisation de Sage Accpac ERP qui joue un rôle dans la rationalisation de plusieurs de leurs processus.

«Nos gestionnaires de projets sont maintenant en mesure d’entrer directement les informations dans le système ce qui élimine les doubles entrées, le travail supplémentaire de l’équipe de comptabilité et le processus est 100% plus rapide !»

En cherchant une solution à long terme, Mazullo, Inc. A trouvé une solution innovatrice dans l’art de la gestion de temps et de facturation s’intégrant à Sage Accpac ERP. Ce produit extraordinaire, Abak par Les Logiciels Abak, offrait la solution aux problèmes de temps et de facturation de PCG. PCG était heureux qu’il offre une solution largement soutenue, ayant la capacité d’évoluer avec la croissance de l’entreprise et surtout, en étant déjà intégré de façon fonctionnelle et facilement utilisable avec Sage Accpac ERP.

Une solution qui a eu du succès

PCG a immédiatement commencé à récolter les bénéfices d’Abak dès son installation. Grâce à l’intégration à Sage Accpac ERP, PCG a pu rationaliser leurs opérations administratives. «Maintenant, nos gestionnaires de projets sont maintenant en mesure de saisir directement les informations de temps et de facturation dans Abak en mettant automatiquement à jour Sage Accpac ERP. Ceci élimine la nécessité des doubles entrées de données au service de comptabilité ce qui rend le processus 100% plus rapide. Nous assistons à une réduction d’erreurs et nous devenons de plus en plus efficaces» !, mentionne Nora.

Avec l’augmentation du niveau d’efficacité de PCG, les clients sont facturés sur une base plus rapide ce qui permet d’améliorer le roulement financier de l’entreprise. «Le nouveau système me donne la possibilité de suivre de près la facturation mensuelle des clients et de mieux gérer les budgets qu’auparavant. Les rapports générés par Abak ont changé notre façon de planifier et de céduler les employés nous permettant d’être une organisation plus efficace», mentionne Andy Hallmark, vice-président de PCG.

«Abak est extraordinaire. Il est tellement flexible que nous avons été en mesure de reproduire les processus mis au point pour PCG durant les années de programmation personnalisée. Grâce à son intégration à Sage Accpac ERP et sa capacité d’utilisation sur le WEB, Abak est vraiment l’avenir des solutions de gestion de temps et de facturation», déclare Debbie Mazullo.

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